Aufbewahrung und Schutz von Patientenakten vorgeschrieben
Für ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen, Befunde, Röntgenfilme, EKG-Streifen und weitere medizinische Unterlagen gelten ärztliche Mindestaufbewahrungsfristen, über die beispielsweise kassenärztliche Vereinigungen informieren. Zweck der patientenbezogenen medizinischen Dokumentation ist es, notwendige Daten zu sammeln und so aufzubereiten, dass sich spätere Fragen schnell und umfassend beantworten lassen. Das können Fragen zu Behandlungsschritten und von involvierten Medizinern, aber auch zur Qualitätskontrolle und Erstellungen von Statistiken sein.
Der Schutz personenbezogener Daten ist in Europa in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verankert. Nach Artikel 5 müssen Ärzte ihre Patientenunterlagen vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen schützen. Kommt es zur Beschädigung, beispielsweise durch Wasserschäden oder Schimmel, kann sich nach Artikel 33 DSGVO eine Meldepflicht an die Aufsichtsbehörde, im schlimmsten Fall sogar ein Bußgeld nach Artikel 83 ergeben.
Feind Nummer eins im Archiv: Feuchtigkeit
In Praxen und Kliniken lagern vertrauliche Unterlagen nicht selten in feuchten Räumen wie Kellern. Hier sind sie auch im Falle von Überschwemmungen oder schweren Unwettern dem Risikofaktor Wasser ausgesetzt. Da Feuchtigkeit erhebliche Schäden an den Dokumenten anrichten kann, Archive durch Schimmelbefall sogar unzugänglich werden können, gilt sie als Feind Nummer eins bei der Archivierung.
Patientenakten und Röntgenbilder fachgerecht zu archivieren bedeutet vor allem, sie trocken zu lagern und keinen großen Temperaturschwankungen auszusetzen. Als Klimawerte für eine optimale Lagerung von Papierakten benennt das Bundesarchiv eine Temperatur zwischen 14 bis 18 Grad Celsius und eine relative Feuchte von 30 bis 45 Prozent. Ab 60 Prozent relativer Luftfeuchte steige das Schimmelrisiko extrem an.
Nur richtig gelagerte Röntgenbilder lassen sich recyceln
Einmal feucht geworden, lassen sich Schäden an Dokumenten nur schwer oder mit großem Aufwand beheben. Bei Röntgenbildern wiegen Schäden sogar noch schwerer. Denn Feuchtigkeit kann dazu führen, dass die Aufnahmen eine dunkle Marmorierung aufweisen und die Röntgenfilme mit den Tüten bzw. Papierumschlägen verkleben. In der Folge können die silberhaltigen Röntgenfilme nicht recycelt, sondern müssen der Verbrennung zugeführt werden. Somit gehen nicht nur wertvolle Rohstoffe verloren, auch die üblicherweise mit der Röntgenfilmentsorgung einhergehende Verfügung entfällt dann. Nur mit einer guten Archivhygiene und regelmäßigen Kontrollen können Schäden durch Feuchtigkeit oder gar Schimmelbefall vermieden werden.
Weitere Tipps zur Handhabung und Aufbewahrung von Papierdokumenten
- Luftschadstoffe und tierischen Befall vermeiden.
- Keine intensiv gefärbten Verpackungsmaterialien verwenden, weil diese Wasserschäden leicht ausbluten.
- Büroklammern aus Kunststoff nutzen, da Metallklammern bereits bei normalem Raumklima rosten und Flecken sowie Fehlstellen hinterlassen können.
- Archivmöbel nicht nass auswischen.
Archivführung von vornherein gut organisieren
Auf der Website des Uniklinikums Saarland wird empfohlen, eine verantwortliche Person mit der Führung des Archivs zu betrauen. Somit könne insbesondere die Ausleihkontrolle sichergestellt werden.
Ferner sollten Jahrgänge, die nicht mehr länger aufbewahrt werden müssen, regelmäßig aussortiert und zur datenschutzkonformen Entsorgung übergeben werden. Die ordnungsgemäße Vernichtung gehört nicht nur zu den ärztlichen Pflichten, sondern schafft auch Platz und wirkt einer Erweiterung von Lagerkapazitäten entgegen.
Bürokratie belastet Arztpraxen
Laut Ergebnissen des Ärztemonitors 2018 verbringen Haus- und Fachärzte durchschnittlich etwa 7,4 Stunden pro Woche mit Verwaltungsaufgaben. Neben Abrechnung, Qualitätsmanagement und Befundberichten gehört die Archivierung, Archivpflege und regelmäßige Entsorgung von Altakten und Röntgenbildern zu den notwendigen bürokratischen Aufgaben. Zugunsten der Patientenversorgung ist sowohl die Politik gefragt, Bürokratie abzubauen aber auch medizinische Einrichtungen selbst, ihre internen Prozesse stetig zu optimieren. Mehr Zeit für die ärztliche Tätigkeit bedeutet letztendlich auch mehr Umsatz. Mit einem gut geführten Archiv können unnötige Zeitaufwände für die Suche nach Unterlagen wie auch Schadensbehebungen vermieden werden.