Wie gelange ich als Patient bzw. Patientin an meine Daten?
Es gibt viele Gründe, Röntgenbilder und Krankenakten anzufordern: Sei es, weil Patientinnen und Patienten ihre Praxis wechseln, ihre Behandlung bei einem Facharzt fortsetzen oder eine Zweitmeinung einholen wollen. Unabhängig davon haben sie jederzeit das Recht, auf ihre Daten zuzugreifen – auch wenn die Arztpraxis oder Klinik dauerhaft geschlossen ist.
In den meisten Fällen informiert das Praxispersonal die Patientinnen und Patienten rechtzeitig über eine bevorstehende Schließung. So können Röntgenbilder und Laborbefunde noch angefordert werden, bevor die Praxis geschlossen wird. Meist genügt es, persönlich vorbeizukommen oder die Unterlagen per Telefon, Brief oder E-Mail anzufordern. Um rechtzeitig von einer Schließung zu erfahren, ist es ratsam, sich regelmäßig über die Website, Aushänge oder lokale Medien zu informieren. Wurde eine Arztpraxis dauerhaft geschlossen, ohne dass Patientinnen und Patienten davon Kenntnis erlangt haben, sollte zunächst geprüft werden, ob der behandelnde Arzt bzw. die behandelnde Ärztin noch erreichbar ist, um Kopien der Behandlungsunterlagen zu erhalten. Ist das nicht möglich, kann man sich an die Kassenärztliche Vereinigung des jeweiligen Bundeslandes oder die eigene Krankenkasse wenden, um das weitere Vorgehen zu klären.
Welche Rechte haben Patienten und Patientinnen bei der Aufbewahrung und Herausgabe ihrer Röntgenbilder?
Für Röntgenbilder und Behandlungsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Nach § 85 (2) Nr. 2 des Strahlenschutzgesetzes (StrlSchG) müssen sie mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, bei Aufnahmen von Minderjährigen mindestens bis zum 28. Lebensjahr. Ärzte und Klinikbetreiber sind somit dazu verpflichtet, alle Akten sorgfältig zu führen und zu archivieren. Diese Pflicht endet nicht automatisch, wenn eine Praxis oder Klinik schließt. Gemäß den Dokumentationspflichten der ärztlichen Berufsordnung, die von den Landesärztekammern festgelegt werden, sind bei einer Schließung alle ärztlichen Patientenakten, Aufzeichnungen sowie Untersuchungsbefunde ordnungsgemäß aufzubewahren.
Können Ärzte bzw. Ärztinnen das nicht gewährleisten, müssen sie sicherstellen, dass die Patientenakten und dazugehörige Röntgenbilder in so genannte „gehörige Obhut“ gegeben werden. Diese werden oft an einen Nachfolger, Kolleginnen oder eine andere Einrichtung übergeben, die ebenfalls der Schweigepflicht unterliegen und die Aufbewahrung übernehmen. Alternativ können sie auch an ein zentrales Archiv oder ein spezialisiertes Unternehmen zur sicheren Aufbewahrung übergeben werden. In einigen Fällen haben Patientinnen und Patienten auch die Möglichkeit, ihre Röntgenbilder auf Anfrage zu erhalten.
So können Patientinnen und Patienten sicher sein, dass ihre Röntgenaufnahmen und medizinischen Unterlagen auch nach Schließung der Arztpraxis oder Klinik geschützt und jederzeit verfügbar bleiben. Sie haben weiterhin das Recht, ihre Patientenunterlagen und Krankheitsgeschichte einzusehen und können ohne Angabe von Gründen eine kostenfreie Erstkopie ihrer Röntgenbilder und Befunde anfordern. Ein Anspruch auf die Originalunterlagen besteht jedoch nicht.
Welche Pflichten haben Betreiber von Kliniken und Arztpraxen?
In der Vergangenheit gab es immer wieder Fälle, in denen die sichere Aufbewahrung von Patientenunterlagen nicht gewährleistet war. So zum Beispiel in einer ehemaligen Reha-Klinik im Main-Kinzig-Kreis: Nach deren Schließung lagen Ende 2022 vertrauliche Dokumente ungeschützt in den verlassenen Räumen und waren für Unbefugte zugänglich. Dabei handelte es sich u. a. um Patientenakten mit Namen, Krankengeschichten und anderen sensiblen Daten. Bei Ermittlungen fand die Polizei ein unverschlossenes Aktenlager.
Dieser Vorfall zeigt, dass nicht in allen Einrichtungen die erforderlichen Maßnahmen zur datenschutzkonformen Archivierung getroffen werden. Arztpraxen und Krankenhäuser sollten bei einer Schließung qualifizierte Unternehmen mit der Datensicherung beauftragen, um die Patientenakten fachgerecht und sicher aufzubewahren und für den Bedarfsfall wieder zugänglich zu machen.
Um derartige Zwischenfälle zu vermeiden, müssen Kliniken in einigen Bundesländern Vorsorgemaßnahmen zur Sicherung von Patientenunterlagen nachweisen. Das sieht beispielsweise die Novellierung des Hessischen Krankenhausgesetzes vor: Danach müssen Krankenhausträger Konzepte vorlegen, die den Schutz von Patientendaten im Falle einer Schließung gewährleisten. Auch das Krankenhausgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen schreibt vor, dass Maßnahmen zu treffen sind, die den Zugriff Unbefugter verhindern. Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) hat im vergangenen Jahr gefordert, dass Krankenhäuser bundesweit solche Konzepte zur Aufbewahrung von Patientenakten im Falle einer Schließung erstellen.
Sonderfall: Datenschutz im Nachfolgefall geregelt
Wenn Ärztinnen und Ärzte ihre Praxis aufgeben, z. B. weil sie in den Ruhestand gehen, wird sie in der Regel von anderen übernommen. Was passiert in diesem Fall mit den alten Röntgenfilmen und Patientenakten? Da diese der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, dürfen sie nicht ohne Weiteres an den Nachfolger übermittelt werden. Eine Weitergabe patientenbezogener Daten ohne deren Einwilligung ist gemäß § 203 des Strafgesetzbuches (StGB) unzulässig und wird strafrechtlich verfolgt. Damit die Übernahme reibungslos funktioniert und Patienten und Patientinnen weiterhin kompetent betreut werden, sollte am besten im Vorfeld eine schriftliche Einwilligung eingeholt werden. Das stellt jedoch oftmals eine Herausforderung dar: Nicht alle Personen reagieren auf ein solches Schreiben oder haben Bedenken, wenn sie den Nachfolger oder die Nachfolgerin noch nicht persönlich kennen. In der Praxis wird es deshalb oft wie folgt gefhandhabt: Die Patientin oder der Patient konsultieren den neuen Praxisinhaber – damit geht dann die Genehmigung zur Einsicht in die vorherigen Behandlungsunterlagen einher.