Aufbewahrungsfrist
Datenschutz
Zertifizierung

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23. September 2019

Mindestens 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Röntgenfilme

Immer zum Jahresende oder Anfang des neuen Jahres steht ein Thema bei Praxen und Krankenhäusern besonders hoch im Kurs: die Archivpflege. Die Anforderungen an den Datenschutz sind hoch – egal ob bei der alltäglichen Arbeit auf den Stationen, im Archiv oder bei der Entsorgung. Ein gut gepflegtes Archiv erleichtert die Arbeit und spart Zeit – gerade im „Jahresendstress“, wenn für organisatorische und administrative Aufgaben kaum Zeit bleibt. Aus diesem Grund sollten die Verantwortlichen frühzeitig prüfen, ob und welche Röntgenfilme und Patientenunterlagen aussortiert werden können.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Gerade in ärztlichen Praxen ist Platz in Aktenschränken oder -regalen ein rares Gut, weshalb die jährliche Archivpflege unverzichtbar bleibt. Grundlage bildet die seit Mai 2018 in Deutschland geltende EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Die veränderte Gesetzgebung dient dem verbesserten Schutz personenbezogener Daten und betrifft auch die Aufbewahrung und Entsorgung von Röntgenfilmen und dazugehörigen Patientenakten. Am 1. Januar 2020 können jene Röntgenbilder aussortiert werden, die vor 2010 erstellt worden sind, denn hier endet die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Gleiches gilt für Röntgendiagnostik- Aufnahmen, die vor 1990 entstanden sind und deren Aufbewahrungsfrist 30 Jahre beträgt.

Datenschutzkonforme Entsorgung

Alle anderen Röntgenbilder, die aus 2010 und später resultieren, müssen noch im Archiv fachgerecht, das heißt, sicher, trocken und keinen großen Temperaturschwankungen ausgesetzt, aufbewahrt verbleiben. Um eine datenschutzkonforme Entsorgung zu garantieren gilt es einen vertrauenswürdigen und kompetenten Entsorger zu beauftragen, der auf Entsorgungs- und Archivierungslösungen sowohl für Krankenhäuser als auch für Arztpraxen spezialisiert ist. Während Kliniken meist den Komplettservice mit Archivräumung und Entsorgung nutzen, sortieren Arztpraxen alte Akten häufig selbst aus – je nach Menge mithilfe von Datensicherheitsbehältern (DSB) oder bspw. speziellen Röntgenfilm-Boxen für Kleinmengen. Wichtig ist es, auf die Zertifizierung des Entsorgers zu achten und bei Unsicherheit Nachweise einzufordern.

Speicherbegrenzung für personenbezogene Daten

Bei der Archivführung ist künftig vor allem der Grundsatz der Speicherbegrenzung anzuwenden: „Personenbezogene Daten müssen in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“, heißt es in Artikel 5 DSGVO. Für die Aufbewahrung von Röntgenfilmen bedeutet das: Diese sollten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist umgehend an einen zertifizierten Entsorger übergeben werden. Eine Archivierung darüber hinaus ist nicht mehr zulässig.

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