Einer aktuellen Umfrage des Deutschen Krankenhausinstituts nach sind Deutschlands Klinikärztinnen und -ärzte täglich mehrere Stunden mit Dokumentationstätigkeiten beschäftigt – viel zu viel, wenn es nach den Befragten geht. Bei Hausärzten ist der Aufwand für Dokumentation und andere bürokratische Tätigkeiten ähnlich hoch – zum Nachteil für die Patienten, denn für diese bleibt wesentlich weniger Zeit im Praxisalltag.
Die Situation ist deutschlandweit angespannt: Aktuell sind mehr als 5.000 Hausarztstellen unbesetzt, während die derzeit berufstätigen Ärztinnen und Ärzte im Schnitt 44 Stunden pro Woche arbeiten. Das entspricht einer deutlich höheren Arbeitszeit als im bundesweiten Vergleich. Laut Aussage der Medizinerinnen und Mediziner sind Dokumentationen und Verwaltungsarbeiten der Hauptgrund für die Mehrbelastung, die neben der Patientenpflege geleistet werden muss. Auch in Zukunft wird es schwierig sein, die Stellen zu besetzen, denn fehlende oder schlecht umgesetzte Digitalisierung und zu viel Bürokratie machen den Beruf des Hausarztes für junge Nachwuchsmediziner unbeliebt.
Eine Entlastung des Gesundheitswesens von bürokratischen Aufgaben wurde zwar immer wieder angekündigt, doch die Umsetzung erfolgt nur schrittweise und gestaltet sich zäh. Ursache hierfür sind unter anderem die im medizinischen Bereich geltenden strengen Datenschutzrichtlinien sowie Aufbewahrungspflichten und -fristen. Die Regelungen fallen je nach Behandlung unterschiedlich aus: So müssen Krankenhausberichte einer stationären Behandlung, ärztliche Aufzeichnungen auf Karteikarten oder Röntgenbilder in der Regel über zehn Jahre aufbewahrt werden, während andere patientenbezogene Dokumente bis zu 15 Jahre und länger gespeichert werden müssen.
Viele der aufbewahrungspflichtigen Dokumente und Daten lassen sich mittlerweile digital speichern. Das spart Zeit, Raum und Arbeitskraft. Die fortschreitende Digitalisierung entlastet Ärztinnen, Ärzte und medizinisches Personal an vielen kleinen Stellen: So werden bei bestimmten Formularen redundante Inhalte nicht noch einmal abgefragt. In Kliniken muss das medizinische Personal zudem wichtige Patientendaten wie Vitalwerte oder die verabreichten Medikamente nicht parallel in unterschiedliche Systeme eintragen, sondern sie werden lediglich in einem zentralen System aufgezeichnet und dokumentiert. Die seit Januar 2025 gestartete und seit April 2025 nutzbare elektronische Patientenakte ist ein erster wichtiger Schritt in Richtung eines bürokratieärmeren Gesundheitswesens. Einige Krankenkassen gehen zudem proaktiv vor, indem sie Genehmigungsanträge oder Verschreibungen für Ärztinnen und Ärzte deutlich vereinfachen.
Die Digitalisierung und Entbürokratisierung betreffen auch den Fachbereich der Radiologie sowie Praxen, die Röntgenaufnahmen anfertigen, wie etwa orthopädische Fachpraxen oder Zahnarztpraxen. Zwar verdrängen digitale Verfahren das analoge Röntgen zunehmend, doch durch die bis zu 30 Jahre langen Aufbewahrungsfristen bei Röntgenbildern lagern in vielen medizinischen Einrichtungen noch immer Röntgenfilme. Für deren rechtskonforme Entsorgung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen bieten spezialisierte Entsorgungsfachbetriebe einen Ankaufservice.